Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Οι αλλαγές στo myDATA από 1/1/2023 βάσει της τελευταίας τροποποίησης με την Α 1188/30.12.2022 (ΦΕΚ Β 6960/30-12-2022)

Η Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η εξελιγμένη διαδικασία τιμολόγησης που εφαρμόζεται στις εμπορικές συναλλαγές και είναι πλήρως αποδεκτή μέθοδος η οποία έχει ενταχθεί στην Ελληνική φορολογική νομοθεσία κατ’ εφαρμογή κοινοτικών οδηγιών. Ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένου του στοιχείου λιανικής πώλησης, είναι οποιοδήποτε τιμολόγιο περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον Ν.4308/2014 και το οποίο έχει εκδοθεί και ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή.

Για να χαρακτηρισθεί ένα τιμολόγιο ως ηλεκτρονικό θα πρέπει να συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω:

• Να περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται: με τον όρο αυτό εννοούνται τα δεδομένα των αντισυμβαλλομένων και του αντικειμένου της συναλλαγής (στοιχεία εκδότη & πελάτη, τα είδη που μεταβιβάζονται ή οι υπηρεσίες που παρέχονται) Περιλαμβάνει τις πληροφορίες που προβλέπονται από το άρθρο 9 των ΕΛΠ.
• Να εκδοθεί και να ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή: Η ηλεκτρονική μορφή αποφασίζεται από τον εκδότη και δεν είναι αυστηρά προκαθορισμένη όπως προκύπτει σύμφωνα με το άρθρο 218 της οδηγίας 2006/112/ΕΚ «Για την εφαρμογή της παρούσας οδηγίας, τα κράτη μέλη αποδέχονται ως τιμολόγια όλα τα έγγραφα ή μηνύματα σε χαρτί ή με ηλεκτρονική μορφή τα οποία πληρούν τους όρους που καθορίζονται από το παρόν κεφάλαιο».

Όλα τα τιμολόγια που δημιουργούνται με ηλεκτρονικά μέσα δεν θεωρούνται ως ηλεκτρονικά τιμολόγια. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο μεταβιβάζεται απευθείας στον πελάτη μέσω ηλεκτρονικής διαδικασία δηλ. μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ενός ασφαλούς συνδέσμου ή παρόχου υπηρεσιών διαδικτύου η να διατίθεται και να είναι προσβάσιμο για τον πελάτη μέσω διαδικτυακής πύλης ή οποιασδήποτε άλλης μεθόδου.(π.χ. τιμολόγιο που θα εκδοθεί με μέσω λογιστικού λογισμικού, θα εκτυπωθεί και θα αποσταλεί στον πελάτη μέσω συμβατικού ταχυδρομείου ή δια χειρός δεν είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Αντίθετα αν ένα χειρόγραφο τιμολόγιο σαρωθεί και αποσταλεί στο πελάτη με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο).

Για την διασφάλιση της αυθεντικότητας προέλευσης του παραστατικού, μεταξύ των άλλων:

• Ο προμηθευτής πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο εκδόθηκε πράγματι από τον ίδιο ή στο όνομα του και εκ μέρους του (σε περιπτώσεις τιμολόγησης από τρίτους). Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την τήρηση ενός αντιγράφου του τιμολογίου στα λογιστικά έγγραφα. Εάν πρόκειται για αυτοτιμολόγηση ή εάν το τιμολόγιο εκδίδεται από τρίτον, αυτό μπορεί να αποδειχθεί μέσω δικαιολογητικών εγγράφων.
• Ο λήπτης των αγαθών ή υπηρεσιών (πελάτης) πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο που ελήφθη προέρχεται από τον προμηθευτή ή τον εκδότη του τιμολογίου. Δηλαδή, ο λήπτης πρέπει να εφαρμόζει τις κατάλληλες δικλίδες για να διασφαλίζει την αυθεντικότητα προέλευσης (ότι δηλαδή ο αναφερόμενος προμηθευτής έχει πραγματοποιήσει την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών) και επιπλέον πρέπει να διασφαλίζει την ταυτότητα του εκδότη.